【业务交流】从英国大型企业档案机构设置看我国中央企业档案机构设置及人员配备思路
2020-03-25 来源: 中国档案杂志 【字体:   打印

  2019年年初,国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》,重点对国有企业档案机构的设置提出了指导意见。即国有企业的档案机构宜设置在总部,且应赋予其业务监督指导和档案实体管理两种职能。2020年2月20日,中国宝武集团有限公司(以下简称“中国宝武”)档案中心作为一级机构成立,随后中国宝武总经理胡望明与国家档案局经科司企业档案业务指导处负责同志进行了交谈,就中国宝武档案中心成立的背景、目的、意义及其作用等进行了介绍,尤其提到“不能只追求企业产值进入世界500强,而档案工作在国内还排不上号”,而是要“打造与央企发展相适应的档案管理体系”,其中当然包括档案机构的设置。中国宝武作为世界500强,档案工作应该进入世界500强。那么,如果仅从档案机构设置来看,世界500强企业档案机构是怎样设置的,它对我们有什么启发?本文就此问题进行讨论。

  国外企业档案机构设置情况

  在一般的文献中很难详细获得国外企业档案机构设置方面的信息,为保证信息的真实性,以下介绍的内容均为笔者深入这些企业培训调研时收集的信息。 

  1.英国电信

  英国电信1984年前与英国邮政是一家,属于国有企业;1984年私有化,2016年与EE公司合并。英国电信的档案部门为遗产与档案部(门牌为电信档案馆),设在总部的合规、道德与治理部,与记录(records)管理同属一个部门,有10多名专职档案人员。

  2.汇丰银行

  汇丰银行的档案部门为汇丰银行档案馆,设在总行的机构联络部,设有全球档案总监,负责汇丰银行全球档案工作;在伦敦、香港、巴黎、纽约设有档案分馆,在加拿大档案分馆有专门的数字档案馆经理。有专职档案人员21人。

  3.劳埃德银行

  劳埃德银行是英国最大的银行,有12万员工。1986年建立档案中心(馆),1995年与TSB银行合并,两个档案中心也合并。2012年起,档案中心由银行董事会成员之一的董事直接分管,放在机构事务部。 

  4.联合利华

  联合利华1984年成立档案部门——艺术、档案和记录管理部,有专职人员14人,负责联合利华全球档案的管理,另在荷兰档案分部有10人,美国档案分部有2人。 

  5.英国邮政

  英国邮政档案部门为英国邮政档案博物馆,既负责档案管理,也负责记录(records)的管理,但分别存放在不同的库房。档案博物馆下设档案与记录管理部和博物馆部,共有专职人员19人,其中有档案专职人员8人。邮政档案博物馆作为独立的公益性机构,每年预算2500万英镑,经费来自集团公司拨款、社会捐助、六合彩基金(200万英镑/年)和自营收入。自营收入约每年500万英镑,主要是门票收入。 

  6.BOOTS公司档案工作

  BOOTS公司是英国著名的保健品和处方药品供应商。公司在20多年前建立档案部门,负责档案和记录管理,档案部门放在诺丁汉总部的房产和采购部,有专职人员7人。

  英国大型企业档案机构设置及人员配备的特点

  通过上述分析,英国大型企业档案机构的设置及人员配备有以下特点。 

  1.企业档案机构均设置在总部且不低于二级

  英国企业档案机构分为记录(因国内对此词译法有争议,本文译为“记录”——笔者注)管理和档案(英国用词为archives,国内对此词译法比较统一为档案,本文译为“档案”——笔者注)管理,有的企业记录和档案分属于两个部门;有的记录管理和档案管理放在一个部门,如联合利华、汇丰银行、劳埃德银行、英国电信等。在档案机构层级上,既有将档案部门放在一级机构,也有将档案部门放在二级机构。如劳埃德银行的记录与档案中心由董事会成员之一的董事直接管理,联合利华档案机构名为艺术、档案与记录(records)管理部;其他企业大都放在二级机构,如汇丰银行档案机构设在机构联络部,并在伦敦、香港、巴黎、纽约设有档案分馆,总部设全球档案总监;英国电信的档案部门为合规、道德、治理部,该部门负责记录和档案管理,业务分为6个板块,其中档案在遗产与档案业务板块,记录管理在该部门的隐私板块。但英国企业档案部门都放在总部,很少企业将档案部门放在下属单位,这一点非常值得我们学习借鉴。 

  2.企业档案人员配置应有一定的数量

  英国企业不仅在档案机构的设置上层次较高,在人员配置上也非常重视。就上述企业来看,英国邮政档案博物馆有专职档案人员8人,英国汇丰银行档案馆有专职人员21人,英国电信档案中心有专职人员10多人,联合利华总部档案部门有专职人员14人,BOOTS公司总部档案中心有专职人员7人,平均每家企业达12人。 

  3.企业档案部门机构化

  所谓的机构化就是在时机成熟时,将企业档案部门转化为独立核算的法人机构,一般为公益机构。如英国邮政档案博物馆。转化的目的有三方面:一是方便申请外部项目,获得基金资助;二是更好地提供档案为社会利用,最大限度地发挥档案的功效;三是方便发挥档案馆的展览展示、对外开放功能。机构化的企业档案部门主要是历史悠久,存量档案较多,可利用存量档案为社会服务的档案部门。但机构化一般也与企业博物馆联合设置。 

  4.健全的档案工作体系是每一个企业所必需的

  通过分析英国企业档案机构,档案工作在每一个企业都普遍存在着,而且居于重要地位。因此,我国国内企业,尤其是希望打造百年老企的企业和希望基业长青的企业,必须有健全的档案工作体系。中国宝武总经理胡望明在与国家档案局经科司企业档案业务指导处负责同志交谈时提出的正是国外企业档案工作所证明的。

  对我国中央企业总部设置档案机构的启示

  《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》提出优化国有企业档案机构建设的思路。即企业“档案机构设置应与企业档案工作发展相适应。国有企业应设置专门归口负责档案工作的职能部门,其中中央企业总部、中央金融企业总行(部)、地方国有大型企业等应在总部的组织架构中设置档案机构(档案管理部、档案中心或档案馆等)。要根据《档案法》赋予的档案保管利用和档案业务监督指导两种职能设置档案机构的岗位和配备人员”。对国有企业档案机构设置的意见也是通过调研论证,综合国内、外企业档案机构设置情况提出的。尽管我国是社会主义国家,但企业的运作方面与国外企业是基本相同的,英国企业档案部门的设置思路对我国中央企业是有重要启示的。根据上述对英国企业档案机构的设置,结合我国企业档案工作的特点,我国中央企业总部档案机构设置应坚持以下原则。 

  1.企业档案部门应设置在总部

  通过对英国企业档案部门设置的分析可以看到,档案部门无一例外都设置在总部,几乎没有哪家企业的档案机构设置在下属单位。企业档案工作是一项职能性工作,具有大量的监督指导业务,档案部门不设置在总部,其监督指导作用就不能很好地发挥。寄希望通过临时赋予相应职责的方式来使设置在下属单位的档案部门履行监督指导职责,实践证明是达不到效果的。 

  2.企业档案部门层级至少在二级

  前文所提及的英国大型企业档案部门最低也应设置在二级部门(即相当于央企的处级),低于此设置的档案机构不利于档案事业的发展。因此,我国中央企业档案部门设置也应保持这个层级。对于我国中央企业来说,理想的档案机构层级是总部独立的一级部门。有些档案业务无法支撑独立部门的可与职能类似的部门组成合署办公的部门,但最低也不应低于二级建制。

  3.配备好专职档案人员

  根据对英国大型企业档案部门专职人数统计,平均为12人。根据对英国5家企业2018年营业收入、员工总数计算,平均为53亿美元营收配备1名总部档案专职人员。如果按员工数计算,约每1.9万员工配备1名总部档案专职人员,具体见下表,其中营收数据均来自2019年《财富》“世界500强”榜单。

  

  当然,由于英国等资本主义国家和我国档案工作体制存在差异,对文件(或记录,即records,相当于我国的档案室管理的档案——笔者注)管理人员无法精确统计,计算方法是保守的,实际需要人员会大于上述统计数据。

  我国中央企业规模和档案数量都不亚于英国上述企业,因此,总部档案专职人员设置也应照此配备。以2019年《财富》“世界500强”排名为例,排名在前列的中国石油天然气集团公司,排名第4,2018年营收约3929.76亿美元。按53亿美元营收配备1名总部档案专职人员计算,应配备档案人员74名。排名在485的中央企业是中国通用技术(集团)控股有限责任公司,其当年营收是257.79亿美元。按前述计算方法,至少应在总部配备专职档案人员约5名。

  档案专职人员达不到上述人员数量的企业很难使档案工作与企业发展相适应。当然,由于本文统计的仅是大型企业总部,人员配置标准也针对那些对下属企业进行管控的总部,对从事具体经营管理业务的基层企业只能参考。

  作者单位:国家档案局

  文章来源:《中国档案》2020年第4期